关于印发《南京市宗教团体档案管理办法(试行)》的通知
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关于印发《南京市宗教团体档案管理办法(试行)》的通知

宁民宗规〔2013〕1号

各区民宗局、档案局,市各宗教团体: 

  为规范和加强我市宗教团体档案管理工作,充分发挥宗教档案在促进宗教事务管理和服务社会发展中的特殊作用,特制定《南京市宗教团体档案管理办法(试行)》,现印发给你们,请遵照执行。 

    附件:《南京市宗教团体档案管理办法(试行)》 

 

    

  南京市民族宗教事务局 南京市档案局 

  2013年7月17日              

     

  

  

  南京市宗教团体档案管理办法(试行) 

  

  第一章 总 则 

    第一条 为规范和加强我市宗教团体的档案管理工作,充分发挥宗教档案在促进宗教事务管理和服务社会发展中的特殊作用,根据《中华人民共和国档案法》、国务院《宗教事务条例》、《江苏省档案管理条例》、《南京市档案条例》等法律、法规,结合南京市实际,制定《南京市宗教团体档案管理办法(试行)》(以下简称《办法》)。 

    第二条 本《办法》所称的宗教团体档案,是指宗教团体按照章程开展各种活动中直接形成的,具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。 

    第三条 本《办法》适用于南京市行政区域范围内各级宗教团体的档案管理工作。 

    第四条 宗教团体档案管理工作应在各级宗教事务部门和档案行政管理部门的监督、指导下开展,按照“统一领导、集中管理”的原则,建立健全档案管理体制,确保档案的完整、安全和有效利用。 

    第五条 宗教团体主要负责人作为档案管理第一责任人,应当重视和加强本单位的档案管理工作,为档案工作提供必要的条件,保障本单位档案工作正常开展。 

     

  第二章 档案机构、人员及职责 

  

    第六条 宗教团体应根据工作实际需要,建立综合档案室,配备与档案管理工作相适应的专(兼)职档案管理人员。 

    第七条 综合档案室的基本职责: 

    (一)宣传、贯彻和执行有关档案工作的方针、政策和法律法规,结合本单位的实际情况,制定并严格执行文件材料归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案统计制度、档案鉴定销毁制度、档案利用制度、档案借阅制度和档案人员岗位职责等各项规章制度; 

    (二)集中统一管理本单位各种门类和载体的档案,督促、指导和协助本单位各部门做好文件材料的形成、整理和归档工作; 

    (三)编制档案检索工具,开发和利用档案信息资源,为进行宗教事务活动服务; 

    (四)遵守国家有关保密规定,确保档案安全; 

    (五)推进档案信息化建设,提高档案现代化管理水平。 

    第八条 档案工作人员的基本职责: 

    (一)贯彻执行档案工作的各项规章制度,掌握档案管理现代化技术; 

    (二)指导本单位各部门做好文件材料的收集、整理、归档工作,提高档案管理水平; 

    (三)做好档案的收集、整理、鉴定、登记、统计等基础工作,熟悉所保管的档案情况; 

    (四)维护档案的准确、完整、系统和安全,做好保护工作; 

    (五)做好档案利用服务工作,编制检索工具,迅速准确地提供利用; 

    (六)遵守保密制度,未经批准,不得擅自扩大档案利用范围,不得泄露档案的保密内容,确保保密档案的安全。 

     

  第三章 文件材料的形成与整理归档 

 

    第九条 宗教团体应把文件材料的形成、整理、归档要求列入工作标准、工作程序及工作人员的岗位职责,作为日常考核的重要内容。 

    第十条 宗教团体应重视文件材料的收集,加强历史遗存档案的抢救工作,凡在宗教事务和宗教活动中形成的各类文件材料,必须按照规定进行管理并登记造册,定期向宗教团体综合档案室移交,并办理移交手续,任何人不得擅自处理、拒绝归档。人事、财产、物品由宗教团体直接管理的宗教活动场所,其各种门类和载体的档案由其主管团体统一管理归档。 

    第十一条 宗教团体文件材料归档范围: 

    (一)上级部门有关宗教工作的条例、规定、通知、批复等文件材料; 

    (二)上级部门对宗教团体指导、监督、检查等文件材料; 

    (三)上级领导干部联系宗教团体的文件材料,包括干部联系宗教团体情况、与教职人员谈话记录、总结等有关内容; 

    (四)参加各种会议的文件材料; 

    (五)宗教团体制定的值班、财务、消防、文物保护、卫生防疫等各种规章制度; 

    (六)宗教团体的历史沿革、大事记、重要人物传记、年鉴等文件材料; 

    (七)宗教团体召开会议的记录,形成的纪要、决定、决议等; 

    (八)有关工作和活动的信息、简报等; 

    (九)宗教团体形成的各种调查表、统计表,宗教事务管理责任书,工作计划、总结、典型材料等; 

    (十)教务活动、事工工作等形成的文件材料,教务书信、书刊等材料; 

    (十一)宗教团体登记备案等文件材料,各种获奖表彰评比等文件材料; 

    (十二)有关宗教团体的法人证、房屋、构筑物及其设施的房产证、产权变更证等;在新建、扩建、改建、修缮过程中,所形成的批准文件及全部基本建设等文件材料;与其他单位或个人签订的有关协议、合同等; 

    (十三)宗教团体依法举办的社会公益事业的报批件;自营、合营等合法收入所形成的会计核算材料;宗教团体向所在地的宗教事务部门及信教群众报告财务收支状况和接受、使用状况等文件材料;宗教团体购置的各种设备、仪器的说明书、合格证、图纸等; 

    (十四)宗教团体的人事、工资福利(生活费)、财产及账目、人员奖惩情况等文件材料; 

    (十五)有关宗教教职人员担任或离任宗教活动场所主要教职职务等文件材料; 

    (十六)宗教教职人员主持宗教活动、举行宗教仪式、从事宗教典籍整理、进行宗教文化研究等文件材料; 

    (十七)本地宗教团体教职人员外出考察、学习、讲经、传道、朝觐等过程中形成的文件材料;接待境内外团体及知名人士参观、讲经、传道、朝觐等过程中形成的文件材料;组织本地信教公民朝靓的相关资料; 

    (十八)宗教团体保管的各类实物、文物等资产登记的文件材料; 

    (十九)在宗教活动中形成的其他文件材料。 

    第十二条 归档时间: 

    (一)文书类:应由经办部门初步整理后,或承办人在办理完毕后及时移交归档,综合档案室于次年3月底前移交归档; 

    (二)基建类:在基建工程项目竣工验收后,由项目负责人审定、签字后30日内移交归档; 

    (三)设备类:在设备购置或开箱后移交归档; 

    (四)会计类:由会计部门负责整理归档,在保管一年后移交归档; 

    (五)声像、实物类:在形成后,由形成部门初步整理后及时移交归档; 

    (六)其他门类和载体的档案归档时间按有关规定执行。 

    第十三条 宗教团体档案的整理应当遵循文件材料形成规律,保持文件材料的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用的原则。各种门类和载体的档案整理执行以下标准,且各种门类和载体的档案保管期限的确定按照国家档案局8号令等各有关标准和规范执行: 

    (一)文书档案整理标准按照《江苏省<归档文件整理规则>实施办法》(DA/T22—2000)等有关规定执行; 

    (二)科技档案(科研档案、基本建设档案、设备档案)整理标准按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822一2008)等有关规定执行; 

    (三)会计档案整理标准按照《会计档案管理办法》(98财会字第32号)等有关规定执行; 

    (四)声像档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-95)执行及《照片档案管理规范》(GB/T11821一2002)等有关规定执行; 

    (五)实物档案整理标准按照《南京市实物档案管理办法》等有关规定执行; 

    (六)电子档案整理按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894一2002)及《南京市电子文件归档与管理暂行规定》等有关规定执行; 

    (七)其他门类和载体的档案整理按有关规定执行。 

    第十四条 归档的文件材料,必须做到齐全完整、系统准确,重要的底稿及原件应一并归档;形成的文件材料,做到书写材料耐久、字迹工整,签字手续完备。 

     

  第四章 档案的管理 

  

    第十五条 宗教团体综合档案室对接收的档案要定期检查档案保管状况,对破损或褪变档案及时采取有效措施进行抢救,确保档案保管安全,存放有序,查找方便。 

    第十六条 宗教团体应设立专用的档案库房,配备档案阅览场所和档案工作人员办公场所。档案库房必须配置防盗、防光、防火、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等符合“八防”要求的设施设备,确保档案的完整与安全。 

    第十七条 宗教团体应成立档案鉴定小组,负责档案鉴定工作,组成人员包括各单位负责人、宗教教职人员、档案管理人员。鉴定小组负责对已到保管期限的档案进行鉴定并提出存毁意见,对确定销毁的档案,要登记造册,经本单位负责人审查批准后予以销毁。销毁档案时应在指定地点监销,监销人员不少于二人,销毁清册归档永久保存。 

    第十八条 宗教团体撤销时,其形成的各种门类和载体的档案应登记造册报主管宗教事务部门盖章审核并向主管宗教事务部门或国家综合档案馆移交。 

    第十九条 档案工作人员岗位调整变动时,应当及时办理档案交接手续。 

     

  第五章 档案的利用 

  

    第二十条 宗教团体综合档案室应采用新技术、新设备,按照有关标准规范编制各种档案检索工具,积极开展档案的编研工作,主动做好档案的开发和利用工作,为宗教团体的各类工作提供参考。 

    第二十一条 宗教团体要建立档案借阅利用登记制度,按照规定办理借阅手续。根据档案的密级和利用权限,确定不同的利用范围。 

    第二十二条 档案利用者必须遵守档案利用制度,不得涂改、损毁档案,不得转借他人,阅读后及时归还;借阅保密档案,应当遵守保密规定,负有保密责任,违反者按有关规定处理。 

    第二十三条 外单位一般不提供档案利用,确需利用者,必须持单位介绍信、身份证明,并经市宗教事务部门批准同意后,方可提供利用。 

     

  第六章 法律责任 

  

    第二十三条 在宗教团体档案工作中,如有损毁、丢失、涂改、伪造等违法行为的,由所在地同级档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》及《南京市档案条例》等有关法律法规的规定追究单位负责人和有关责任人的法律责任。 

    第七章 附 则 

    第二十四条 南京市宗教活动场所应结合本单位档案工作实际,参照本《办法》执行。 

    第二十五条 本办法自2013年8月28日起执行。 


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